OS2Opgavefordeler – lidt baggrund
I 2016 kom OS2Opgavefordeler version 1.0 til verden efter et samarbejde mellem Data Scanning, Horsens, Syddjurs, Ballerup og Skanderborg. Miracle stod for udviklingen og tilbyder også drift (som Saas) og support. Syddjurs Kommune tog løsningen i drift i september 2016, og den er nu en del af den arkitektur der sikrer automatisk distribution og journalisering af indgående post sammen med OS2KLE, SOFD og vores I/O-manager.
OS2Opgavefordeler (webapplikation) håndterer mapning mellem KLE, administrative enheder (eks. LOS), ESDH-enheder og medarbejdere. Applikation giver sammen med OS2KLE den nødvendige løstkoblede arkitektur til automatisk distribution af eks. indskannet fysisk post.
De nye egenskaber - opmærkning af enheder med flere KLE (autoritativ kilde til KLE-opmærkning)
I forbindelse med ibrugtagning af monopolbrudssystemerne og støttesystemerne skal alle kommuner have opmærket sin administrative organisation med KLE. Det har været tydeligt for alle kommuner i et par år. De fleste kommuner har i forvejen en KLE-opmærkning af ESDH sager, så det er ikke helt ukendt. Enkelte kommuner anvender også systemer til opmærkning af Organisationen ifm med postfordeling – fx i OS2Opgavefordeler. Hvis man har en automatiseret opmærkning af indskannede dokumenter og mails, der kommer ind fra borgere og virksomheder, kan man så spørge OS2Opgavefordeler til hvilken OrgEnhed disse dokumenter og mails skal sendes.
Dette er jo ganske fint, men det kræver, at 2 OrgEnheder ikke har det samme KLE nr. Der er derfor tale en opmærkning med det formål at udpege ”hvem har det juridiske ansvar for de kommunale opgaver?”.
Der findes imidlertid 2 andre formål, som giver helt andre KLE-opmærkninger. Hvis formålet er ”hvem har ansvar for udførelsen af de kommunale opgaver?”, så vil man få KLE-opgaver der er opmærket til mange OrgEnheder – altså ikke længere en ”én-til-én” opmærkning.
Og hvis formålet er ”For hvem er det relevant at kunne se sager og dokumenter indenfor de kommunale opgaver?”, så vil man få en langt større mængde af OrgEnheder, der har samme KLE opgaver mærket op.
Ovenstående ræsonnement var resultatet af en tværkommunal- og tværleverandør-workshop vedr. OS2Opgavefordeler den 12. feb. 2017 (referat vedlagt). Konklusionen blev, at projektet vil stile imod at man skal kunne opmærke sin organisation i 3 (eller flere) instanser, således at man kan spørge systemet om et KLE-nr, og et formål – og så få 3 forskellige svar alt efter formål.
Indhentning af tilbud på udvikling
Der blev indhentet tilbud på at få udvidet OS2Opgavefordeler, så den kan svare på alle tre ovenfor nævnte spørgsmål – forudsat at datagrundlaget er til stede forstås - og det blev Digital Identity der gav det økonomisk og kvalitetsmæssigt mest fordelagtige bud på at løse opgaven. Miracle vil stadig stå for drift og support af OS2Opgavefordeler (hvis man vil) og er også, af Syddjurs alene, blevet bedt om at levere på de andre opgaver der identificeredes på workshoppen den 12. feb.
Succesfuld funding – opmærkning af enheder med flere KLE + udvidelse af datamodellen for enheder med p-nummer
Horsens, Favrskov, Skanderborg, Norddjurs og Syddjurs sagde hurtigt ja til at medfinansierer udviklingen så OS2Opgavefordeler kan svare på alle tre af ovenstående spørgsmål, samt at datamodellen udvides for enheder med p-nummer, og dermed eksempelvis anvendes som autoritativ kilde mod STS.
OS2Opgavefordeler version 2.0 forventes færdig ultimo april 2017.