Sammen skaber vi et alternativ til Google for Education, Office 365
og tilsvarende platforme

Baggrund for initiativet

De udfordringer, der er med Google for Education, løses ikke ved en lovændring. Vi forudser, at der fortsat vil være GDPR-udfordringer og mener, der er brug for alternativer.

I OS2-fællesskabet ønsker vi at samle kommunerne omkring et projekt med henblik på senere anskaffelse af et åbent og bæredygtigt alternativ til Google for Education, Google Workspace, Office 365 og tilsvarende platforme.

Det ønsker vi, fordi vi mener, at der er behov for et alternativ, og der er behov for at danske kommuner i fællesskab anskaffer en bæredygtig og åben løsning.

Vi ved, at der er mange, der er glade for deres nuværende løsning og vi ved der stadig pågår forhandlinger omkring anvendelsen af Googles løsning. Men vi tror faktisk på, at det kan gøres bedre. Vi ved, softwarepakkerne findes som open source, og vi ved at initiativer er i gang andre steder i Europa, også i langt større skala end behovet i Danmark. Så alternativerne findes, men vi skal ville det, og vi skal gøre det sammen. Vi tror, at det er muligt at skabe en brugeroplevelse for skolebørn og lærere med mere formidling og didaktisk støtte, samt at give bedre adgang til de ressourcer, de enkelte børn har brug for at have adgang til.

Overordnet aktivitets- og tidsplan

Fase 1 af projektet involverer en foranalyse og et Proof of Concept (PoC). Nedenfor præsenteres en overordnet plan for gennemførelsen.

Maj - Juni
2024

Fundraising

Økonomien til at gennemføre foranalysen sikres igennem tilsagn fra myndigheder.

Projektorganisation etableres

Midlertidig projektledelse tilknyttes og styregruppe + koordinationsgruppe konstitueres. Der tilknyttes endvidere et Advisory Board til projektet.

Juli - Aug.
2024

Rekruttering af projektleder

Den gennemgående projektledelse rekrutteres og tilknyttes projektet.

Sep. - Dec.
2024

Foranalyse

- Behovsafdækning
- Kravspecifikation
- Markedsdialog
- Jura

Dec. - Feb.
2024-25

Proof of concept

Mulige softwarepakker testes med det formål at demonstrere funktionalitet og muligheder. Testen skal vise om teknologien fungerer som forventet og lever op til kravene.

Marts
2025

Afrapportering

Foranalyse og PoC afsluttes med en konklusion og anbefaling til videre forløb.


Stop eller fortsæt

April - Maj
2025

Fundraising

Økonomien til at gennemføre projektet og realisere den færdige løsning sikres igennem tilsagn fra myndigheder.

Indkøbsproces forberedes

Processen med at udbyde opgave og indkøbe de nødvendige ydelser forberedes.

Maj - Juli
2025

Udbud og valg af leverandører

Udbudsproces gennemføres og valg af  samarbejdspartnere foretages.

 Aug. - Dec.
2025

Udviklingsprojekt

Løsningen udarbejdes.

 Dec. - Jan
2025

Test og overdragelse

Overdragelsestest udføres og version 1.0 lanceres.

 Feb. - Juni
2026

Ibrugtagning

Løsningen udrulles efter en bølgeplan.

 Juli
2026

Overdragelse til driftsorganisation

Løsningen overgår fra projekt til produkt i OS2's governancemodel.

 Aug. -
2026

Vedligehold og videreudvikling

Løsningen vedligeholdes og videreudvikles via OS2-fællesskabet.

Økonomi

Til at gennemføre første fase beder vi om bidrag fra kommunerne. Bidrag ydes i størrelsen DKK 20.000, 30.000, 40.000 og 50.000 alt efter om det er en lille, mellem, stor eller meget stor kommune (Se side om takster i OS2)

OS2 afsætter DKK 400.000 til fase 1 af projektet. Vi skal minimum have tilsagn om bidrag fra 25 kommuner, hvilket ca. vil give et samlet budget på DKK 1.200.000.


Omkostninger
DKK

Projektledelse (frikøb af årsværk)

650.000

Eksterne konsulentydelser

250.000

PoC

200.000

Buffer

100.000

I alt

1.200.000

Giv tilsagn


Projektets gennemførelse er afhængigt af jeres tilsagn til at bidrage til udviklingen. For at give tilsagn bedes du udfylde formularen nedenfor.

Jeg bekræfter at der på vegne af myndigheden afgives tilsagn jf. bidragssatser i tabel 1.
Hvis der ikke kommer stor nok opbakning til projektet, bortfalder tilsagnet.

Tak for tilsagnet

Vi har modtaget jeres tilsagn og  sørger for at holde jer orienteret om fremdriften. Enten her på side eller via e-mail.


Tabel 1, Bidragssatser:

Størrelse

Antal borgere

Beløb

Lille

under 25.000

DKK 20.000,-

Mellem

mellem 25.000 og 60.000

DKK 30.000,-

Stor

mellem 60.000 og 120.000

DKK 40.000,-

Meget stor

over 120.000

DKK 50.000,-

* se mere info på siden om takster i OS2.

** Er du i tvivl om, hvilken størrelse kommunen er, så find en oversigt her.

Organisering

Projektet vil blive organiseret jf. OS2's governancemodel med:

  • Styregruppe
  • Koordinationsgruppe
  • Projektledelse
  • Advisory Board

Projektnavn

Hvad skal projektet hedde? Lige nu kalder vi det OS2skole, men det er egentlig blot en arbejdstitel i mangel af bedre. Gode bud modtages på os2@os2.eu.


Kontakt

Kontakt OS2's sekretariatschef Rasmus Frey for mere information.


Projektdeltagere

Følgende myndigheder bakker op om projektet:

OS2-fællesskabet
Aalborg Kommune 

Aarhus Kommune 

Ballerup Kommune 

Faaborg-Midtfyn Kommune 

Favrskov Kommune

Haderslev Kommune

Holbæk Kommune

Holstebro Kommune 

Ishøj Kommune 

Jammerbugt Kommune

 

Middelfart Kommune
Norddjurs Kommune
Odder Kommune 
Odense Kommune
Ringkøbing-Skjern Kommune 
Ringsted Kommune 
Roskilde Kommune 
Sønderborg Kommune
Sorø Kommune
Syddjurs Kommune



Logbog


27/5-2024, Vi skal i gang! – tilsagn fra 19 kommuner og OS2-fællesskabet

Med tilsagn fra 19 kommuner og OS2-fællesskabets bidrag til projektet skal vi i gang. Vi trækker i arbejdstøjet og går i gang med at etablere en projektorganisation.


8/5-2024, Tilsagn fra 12 kommuner modtaget

Tre dage og en weekend efter vi udsendte første mail omkring fundraising har 12 kommuner meldt tilbage med et tilsagn.


3/5-2024, Fundraising fase 1

Projektsiden opdateres med relevante informationer og mail med opfordring til at bidrage til projektet udsendes.


23/4-2024, Status på initiativet

Med baggrund i de tilbagemeldinger vi har modtaget ser vi et grundlag for at gå videre. Derfor vil vi hurtigst muligt igangsætte fundraising så vi kan igangsætte en foranalyse og en POC. Økonomien vil blive sammensat som følger:

  • OS2 reserverer DKK 400.000 af OS2's udviklingsmidler for 2024 (halvdelen) til initiativet.
  • Vi beder kommunerne om tilsagn til at bidrage med DKK 20.000, 30.000, 40.000 og 50.000 alt efter om det er en lille, mellem, stor  eller meget stor kommune (Se side om takster i OS2)
  • Vi etablerer en styregruppe og en følgegruppe (eksperter) med repræsentation fra OS2 + de folk der har meldt sig.
  • Vi etablere en projektledelse i form af minimum et årsværk.


13/3-2024, Informationsmøde om initiativet