OS2kitos Sekretariatet fremsendte den 28. juni 2017 den nye tilslutnings- og samarbejdsaftale om KITOS, der træder i kraft den 15. august 2017. Over 40 kommuner har indtil videre tilsluttet sig den nye aftale. Den nye aftale blev vedtaget af OS2kitos styregruppe i maj 2017, fordi man ønskede en mere generisk aftale og fordi, at der er kommet et nyt Rapportmodul i KITOS, som gør det muligt at dele data. 

Mere om indholdet i den nye aftale
Den nye aftale består af nye ændringer i aftalevilkårene. Formålet med ændringerne er at opdatere aftalen så den er mere overordnet og afspejler OS2kitos fællesskabet som det ser ud i dag. Ændringerne består bl.a. af, at der ikke længere er specifikke oplysninger om Sekretariatets placering og vederlagspriser i selve aftalen, ligeledes er udtrædelseskriterier fastlagt for et halvt år ved udgangen af et kalenderår og kan opsiges med 6 mdr. varsel af begge parter. Aftalen er det overordnede styringsdokument for fællesskabet. Styregruppen tager beslutninger inden for aftalens rammer. Styregruppens beslutninger vil via Sekretariatets kommunikationsplatforme blive kommunikeret som et separat beslutningsbilag.
 
Uændret pris
Styregruppen har vurderet, at vederlagsprisen for KITOS ikke skal forhøjes og derfor er prisen fortsat den samme (30.000 kr. årligt) når aftalen træder i kraft.  

• se den nye aftale her
• se den gamle aftale her

Deling af data
Den væsentligste ændring i forhold til den tidligere aftale er vilkårene om deling af data. Der står også, jf. kravene i den kommende Databeskyttelsesforordning, hvorfor data registreres i KITOS og om kommunernes rettigheder til data i KITOS. Når rapportmodulet implementeres vil alle data blive delt i KITOS rapportmodul via O-data API’et, bortset fra:

• data registreret i Projektmodulet
• alle bemærknings- og notefelter
• økonomioplysninger på Kontraktmodulet, som man undtagelsesvis kan slå fra

KITOS medlemskommuner vil på baggrund af den nye aftale få adgang til tværgående rapporter om fx udbudsplan og vil kunne foretage benchmarking. Indtil tilslutningsaftalen er godkendt af alle kommuner, vil tværgående rapporter ikke blive frigivet. Tilsvarende vil der heller ikke være adgang til data via O-data API’et.  
 
Implementering
Når den nye aftale træder i kraft vil der være en implementeringsfase for det tværgående rapportmodul på minimum tre måneder. Under implementeringsfasen vil Sekretariatet stå til rådighed for medlemskommunerne ved spørgsmål om deling af data i rapportmodulet.
 
Vejledning - juridiske betragtninger
Vedrørende lovligheden ved deling af kontraktdata henvises til KOMBITs nye version af Kommunale Standard Vilkår (KSV) side 21 om bestemmelsen vedr. Offentlighed. Standardvilkårene  er udarbejdet af KOMBIT i samarbejde med en række kommuner for at understøtte kommunale it-indkøb. 

• Læs KOMBITs kommunale standardvilkår her

Præmisserne for deling af tværgående data
Der er to præmisser for den nye tilslutningsaftale ved overgangen fra lokale til fælles rapporter:

1. Databeskyttelsesforordningens regler skal overholdes i KITOS
2. Kommunerne deler data på eget ansvar
3. Data må kun deles med medlemmer af OS2kitos fællesskabet

Tidsplanen

• Kommunerne skal underskrive den nye aftale senest den 15. august 2017
• Kommunerne har en implementeringsfrist frem til den 15. november 2017 hvor de kan markere de dele af indhold de ikke vil dele
• Fælles rapporter vil tidligst kunne genereres efter den 15. november 2017
   

Sådan tilslutter du dig
Man kan tilslutte sig aftalen ved at sende en mail til info@kitos.dk med teksten ”På vegne af kommune XXX tilslutter jeg hermed kommunen til OS2kitos i henhold til ’OS2kitos tilslutnings- og samarbejdsaftale af den 28. juni 2017’. Tilslutningen af kommunen har ikke indflydelse på tidligere tilsagn om bidragsperioder fra kommunen”. Mailen skal være modtaget af OS2kitos Sekretariatet senest den 15. august 2017. Information om den nye tilslutningsaftale og mulighederne for at tilgå tværgående rapporter publiceres på Sekretariatets kommunikationsplatforme.