Photo: Dall-E 2
Erling Haunstrup Poulsen er produktkoordinator på OS2sofd. Han sidder i Syddjurs Kommune, hvor han er senior dataspecialist. Vi har spurgt ham om, hvordan man får en eksisterende it-løsning ind i OS2-fællesskabet og hvilken rolle han har skulle udfylde.
Vil du fortælle mig lidt om hvilket behov OS2sofd løser og hvilken værdi det skaber?
OS2sofd er en organisationskomponent og indeholder autoritative data for organisationen og distribuerer dem til systemer, der har brug for masterdata om organisationen. OS2sofd er også et IdM-system (Identitets management system, red.), som styrer tildeling af adgang og automatisere tilhørende processer.
Hvad er historien bag OS2sofd? Hvem har udviklet det, både leverandørmæssigt, men også kommunemæssigt?
SOFD (CORE) har startet i Syddjurs kommune for omkring 10 år siden. I første gang ved at oprette 2 autoritative tabeller i en almindelig SQL-database: Én for alle medarbejdere, én for alle organisationsenheder.
Skanderborg Kommune var med stort set fra starten. På et tidspunkt blev den bare brugt til at lave en mere fremtidssikret løsning – en løsning, der ikke byggede på en ren SQL-løsning, men var en applikation, der kunne mere end at plukke fra en database. Hele vejen igennem er SOFD blevet udviklet ud fra konkrete forretningsmæssige behov.
På det tidspunkt kom spørgsmålet om at finde en leverandør, der kunne producere det for os. Vi samarbejdede allerede med Digital Idenity og valgte dem til at arbejde videre med SOFD.
Så det er et produkt, der egentlig er vokset sig ret stort som SOFD CORE, inden det kom ind i OS2-fællesskabet. Er det ikke det?
Jo, SOFD kan rigtig mange ting og det kan integreres til rigtig mange systemer som modtager af kildedata og leverandør til de mange systemer, som en kommune har.
Hvad var tanken i forhold til at lægge det ind i OS2-fællesskab?
SOFD CORE havde efterhånden udvidet sig til at have rigtig mange anvendere og både kommuner og leverandører havde et ønske om at få løsningen ind i OS2s governanceramme. Den enkelte anvender har egen aftale om drift hos en leverandør, så det er fælles udvikling og erfaringsudveksling, der bliver faciliteret af arbejdsgrupper og koordinator igennem OS2-fællesskabet.
Vil du specificere lidt, hvad du laver som koordinator?
Min opgave er at koordinere bredt i OS2sofd sammenhæng. Dels med alle de kommuner, som er tilsluttet, med arbejdsgrupperne og så selvfølgelig også i forhold til hele udviklingsopgaven. Det ser vi, som det vigtigste at gøre i fællesskab, når vi er mange til at bidrage til nye funktionaliteter, justeringer og generelt vedligehold. Det er koordinationsgruppen, der sætter det i gang under de rammer som styregruppen udstikker. Det er min opgave at sørge for, at vi rammer det rigtige niveau og får scopet rigtigt. At vi ikke kommer ud af en afvej. Jeg er ikke den mest teknisk indsigt i SOFD eller en daglig bruger. Min rolle er koordinerende.
Har du tanker om, hvilken forskel der er på at sidde som projektleder, der skal implementere et proprietærsystem versus at sidde som koordinator for OS2sofd?
Koordinatorrollen indbefatter i højere grad nogle opgaver, som handler om at sørge for, at der er viden og fællesskab omkring produktet hele vejen rundt.
Vi får ikke så samme måde udstukket afgrænsningerne: ”Det er her projektet starter og det er her det slutter”. Koordinatoren eller koordinationsgruppen starter og slutter en række projekter undervejs. Det er en anden rolle end projektlederen, vil jeg sige. Måske også en anden type af ejerskab til produktet, som koordinator, end som projektleder.
Hvor meget var du inde over det med at få OS2sofd ind i OS2-fællesskabet?
Det første styregruppen besluttede var at sætte mig ind i en koordinatorrolle allerede inden, SOFD var blevet til OS2sofd. Vi brugte faktisk lidt over et halvt år på hele den proces frem mod at blive et godkendt OS2-produkt.
Min rolle var at være udførende som f.eks. at få lavet en governancerapport og få sat koordinationsgruppens og styregruppens faste møder op og lavet dagsordner og referater. Der var en god opgaveliste fra starten af.
Min rolle var at være udførende som f.eks. at få lavet en governancerapport og få sat koordinationsgruppens og styregruppens faste møder op og lavet dagsordner og referater. Der var en god opgaveliste fra starten af.
Var koordinationsgruppen og styregruppen noget, der allerede var etableret, da du kom ind?
De første skridt var etablering af styregruppen og koordinationsgruppen ud fra anvenderkommuner, der var. På det tidspunkt var vi i Syddjurs, de nærmeste kommuner heromkring samt DIGIT kommunerne på Sjælland.
Har I nogle fordele ved, at produktet ikke som sådan bor hos jer, men at det bor fælles blandt anvenderne?
Ja, vi er flere til at betale udvikling af en fælles løsning. Økonomien betyder selvfølgelig meget.
Det andet er, at forskellige kommuner har forskellige behov og forskellige ønsker. Vi bringer de forskellige ønsker ind i fællesskabet og på den måde får vi et produkt, som ender med at være en bedre løsning. Så det er jo helt klart en fordel, at vi er flere.
Hvordan arbejder I med inddragelse af anvendere? Nu nævnte du lige, at der kommer ønsker fra forskellige sider.
Det er jo faktisk et meget interessant spørgsmål, som vi også har drøftet i koordinationsgruppen. Ønsker kommer typisk ind fra koordinationsgruppens medlemskommuner, og af og til fra nye tilsluttede kommuner. Måske mangler de en eller anden lille dims, som de synes er væsentlig. Vi er et ret nyt OS2-produkt, så vi prøver os stadig frem.
Det, vi gør nu her som næste skridt, er at invitere til en fælles workshop, hvor vi har inviteret alle anvenderkommunerne med. Eller det vil sige, at vi faktisk kun har inviteret dem, der er OS2-medlemmer. På næste møde vil vi diskutere om de andre også skal inviteres.
Vi vil præsentere en række af de centrale funktionaliteter og best practices i et samlet forum for alle kommuner, der er med. Det ser lige nu ud til at det kunne blive en succes med forholdsvis mange kommuner, der allerede har meldt sig til.