RPA-koordinator i Aalborg Kommune Martin Mosbæk Christiansen og hans kollegaer bruger OS2autoproces som projektstyringsværktøj. Når der kommer en idé fra en forvaltning, f.eks. via deres hjemmesideformular, er det dem, der laver analyse og business case.
Aalborg Kommune er med sine 221.114 indbyggere en større kommune og har valgt at bruge OS2autoproces som et projektstyringsværktøj i den centrale it-afdeling. Selvom værktøjet primært er i brug centralt, findes der også satellitter, hvor OS2autoproces bliver brugt af it-medarbejdere i flere forvaltninger. De decentrale enheder kører på nuværende tidspunkt på deres egen måde.
Fra excel-ark til projektstyringsplatform
It-afdelingen har tidligere styret RPA- og andre automatiseringsprocesser med håndholdte excel-ark. Det betød af og til en dobbeltindtastning og forskellig styring af projekterne. En platform for ensretning i projektstyring på tværs af forvaltninger var kærkommen.
Formular til indberetning af idéer
OS2autoproces er en platform, der er lavet til at dele idéer og koncepter for automatiseringsegnede processer internt i en offentlig organisation eller på tværs. Løsningen har et API, som Martin og hans kollegaer er rigtig glade for. Den centrale it-afdeling har lavet en formular, hvor idéer kan fødes og som vejleder indberettere i at udfylde den ønskede minimumsinformation, så RPA-teamet kan arbejde videre med idéen i OS2autoproces. Alt det er muligt på grund af API-et.
Når vi har en ensartethed der, kan vi begynde at synkronisere ud til vores Orchestrator, vores Sharepoint lister og meget mere. - Martin Mosbæk Christiansen, RPA-koordinator, Aalborg Kommune
Når formularen er udfyldt, bliver der sendt en mail for at bekræfte indmeldingen. Ud fra den indmelding af et RPA-ønske kan it-afdelingen estimere en udviklingstidsramme og lave en business case. Platformen kan måske være lidt forvirrende for dem, der ikke bruger den til dagligt, som Martin siger det, men den giver et godt overblik over en proces for RPA-teamet.
Selvom it-afdelingen i Aalborg brugte OS2autoproces som et internt værktøj i starten, har de nu åbnet for at dele idéer og processer i det fællesoffentlige samarbejde.
Det er som om, vi er alle sammen i samme båd. Så det kan godt være, at jeres kommune kører et andet robotsoftware end vi gør, men det kunne være, at vi kunne dele nogle procestegninger og søge noget inspiration. - Martin Mosbæk Christiansen, RPA-koordinator, Aalborg Kommune
Opstarten
Det tog et års tid fra tilslutning, til at Aalborg Kommunes første idé var klar i OS2autoproces. Det var i september 2019, hvor de rigtigt kom i gang og i februar 2020 havde de migreret alle eksisterende løsninger over, så OS2autoproces blev, hvor alle idéer nu bliver født. Martin fremhæver, at de ikke er helt i mål endnu, men at de er ved at skabe et ensartet hierarki.
Al indrapportering sker igennem den formular, som er bygget på API-et. Som Martin siger, skulle de ellers havde lavet manualer til alle forvaltninger om, hvad der er minimumsinformationerne. Indtastninger i formularen er knyttet op på det interne AD. Derfor skulle OS2autoproces kun implementeres i bund i den centrale it-afdeling og i få satellitter ude i forvaltningerne. Selvom der er mange flere, som har adgang til løsningen, så er de relativt få med superbruger rettigheder.
Det at gå i gang med
Selve den organisatoriske implementering, synes Martin, ikke har været særlig besværlig. Faktisk gav det rigtig god mening. De har fintunet løsningen lidt, så taksonomien passede bedre til deres egen projektstyring fra idé til færdigt projekt.
Hver idé har en kontaktperson fra forvaltningen tilknyttet og Martin har sørget for, at der også findes andre informationer, så som bilag, links og referencer. De kan, som han siger, været lidt sparsomme, men de findes, så andre anvenderorganisationer kan søge inspiration. Han kunne godt tænke sig flere kontaktpersoner, så andre anvendere af OS2autoproces kunne ringe til teknikere som ham i stedet for til forvaltningerne.
Overvejelser inden start
Når en idé lander i puljen, bliver den ikke automatisk synkroniseret ud i RPA-teamets systemer. Idé-fasen kombineret med ”Ikke vurderet” status angiver, at procesideen først skal undersøges nærmere inden den synkroniseres ud til systemerne. Først når RPA-teamet skifter status, bliver processen synkroniseret ud. Det er den logik, som RPA-teamet kører med. Deres tilpasning af løsningen kræver nogle it-kompetencer, påpeger Martin, men når det er gjort, så kører løsningen rigtig godt og kan understøtte god databehandling i et power BI eller på en hjemmeside.
Martin har tre overvejelser til dem, der ikke er kommet i gang med implementeringen af OS2autoproces:
- Overvej hvordan løsningen skal bruges. Er det som inspirationskatalog eller til processtyring? Skal det bruges centralt eller decentralt? Ønsker I at dele idéer og sparre med andre offentlige anvendere?
- Overvej om I kan bruge API-et til en hjemmesideintegration eller lignende.
- Vær opmærksom på at et fællesoffentligt samarbejde tager tid.
Han opfordrer til prøve det af ved at indmelde en proces, se på mulighederne og data samt tjekke hvilke trin, der er til rådighed fra Idé til ”I drift” til ”Taget ud af drift” og han foreslår, at lege lidt med systemet.