Er din kommune på udkig efter en portal, hvor I kan automatisere høringsarbejdet, samtidigt med at sikkerheden er i top?
De fleste kommuner har hvert år et stort antal høringer, og disse foregår primært via manuelle arbejdsprocesser. Her er der stor risiko for fejl fx mistede besvarelser og offentliggørelse af persondata. Ballerup Kommune har derfor - som proof of concept - udviklet en portal, der kan bruges til at styre interne høringer med tilhørende journalisering.
Ideen med OS2agora er at man kan styre sine høringer, fra start til slut, direkte i portalen. Sagsbehandlerne undgår derved de mange manuelle flytninger af data imellem forskellige systemer og fildrev.
En kraftig adviseringsmotor gør det nemt for borgere, og andre interessenter, at følge med i høringerne. Sagsbehandlerne kan derved nemt række ud til interessenter og borgere uden at skulle trække lister med mail adresser fra flere systemer og bokse med efterfølgende brevfletninger.
Slutteligt er der i OS2agora stort fokus på håndtering af persondata. Borgere kan selv indtaste data og vedhæfte filer, der er derfor behov for at disse screenes inden publicering. Ud over menneskelige øjne, kan OS2agora også flage data som navne, personnumre og andre sortlistede begreber. Kommentaren kan ikke publiceres før sagsbehandleren har taget stilling til alle systemets markeringer.
Ressource besparelser:
I Ballerup Kommune har vi lavet en Business Case for version 1.0, hvor der har været de ca. 50 årlige interne høringer i Ballerup Kommune. Resultatet er, at vi forventer at der kan spares ca. 10 timer pr. høring, afhængig af antallet af høringssvar.
Dette forventes at give Ballerup Kommune en forventet besparelse på 125.000 kr. årligt alene for de interne høringer.
Når man også inddrager de eksterne høringer, hvor der er yderligere behov for at udsende høringsmateriale samt kommunikationer og fx lokalplaner forventes den årlige besparelse at være i omegnen af 500.000 kr.
GDPR og fejl:
I portalen bliver de manuelle arbejdsgange erstattes af digitale, og man minimerer derfor fejl og risici, der kan føre til brud på GDPR. Al administration sker i selve portalen, og al data journaliseres automatisk i ESDH systemet. Man undgår herved at flytte dokumenter med persondata manuelt rundt via fildrev eller mail til manuel arkivering i ESDH.
Datatilsynet har d.15/5-2020 truffet en afgørelse omkring offentliggjorte høringssvar, som indeholder personoplysninger.
I denne afgørelse lægges der vægt på at kommuner aktivt skal sikre sig:
- At oplysningspligten forud for afgivelse af høringssvar er opfyldt.
- At høringssvar er gennemlæst og sikret imod videregivelse af bl.a. fortrolige og følsomme oplysninger.
- At have fastsat retningslinjer for hvordan og hvornår høringssvar offentliggøres. Datatilsynet understreger behovet for en robust proces for denne foranstaltning, så medarbejdere følger de vedtagne retningslinjer.
OS2agora kan give din kommune værktøjerne til at understøtte anbefalingerne fra datatilsynet:
I høringsportalen vil borgeren blive gjort opmærksom på, at høringssvaret ikke må indeholde personoplysninger af fortrolig og følsom karakter. Ligeledes vil borgeren blive gjort opmærksom på at kommunen forbeholder sig ret til at fjerne data af personfølsom karakter fra det offentliggjorte høringssvar. Den specifikke tekst kan tilpasses af den enkelte kommune.
I OS2agora er der en scanning af høringssvar og bilag, der kan flage persondata som CPR numre og mailadresser. Derudover vil det være muligt at sortliste en række ord og sætninger, som efterfølgende ville kunne skjules inden svaret offentliggøres. Eksempelvis kan man sortliste en række ord vedrørende helbredstilstande og hermed sikre, at borgere ikke kommer til at udstille person eller helbredsdata, om dem selv eller andre fx ved en lokalplanshøring.
Løsningen vil være ”intelligent”, så der ikke flages tilfældige 10 cifrede tal, men at der foretages et tjek mod CPR registret. Sagsbehandleren kan ikke publicere svaret før alle markeringer er behandlet. Dette vil være med til at understøtte kommunens processer for offentliggørelse af høringssvar.
Adviseringer:
Der ligger typisk en masse manuelle arbejdsgange i at skulle informere alle relevante parter. Høringsportalen giver administrator mulighed for at tilføje interessenter til en høring, så disse kan blive adviseret efter behov. Den enkelte bruger/borger kan ligeledes justere sine egne præferencer for adviseringer.
Lokalplans høringer:
For at understøtte lokalplanshøringer bygges der en GIS import funktionen. Denne gør at man kan importere data fra et GIS system og sørge for at borgere i et bestemt område kan få en advisering om lokalplanshøringer som vil påvirke dem.
Borgerens adgang:
Selve høringen vil ligge offentlig tilgængelig men borgere skal logge ind via NemID for at kunne besvare høring eller redigere adviseringer. Vi henter borgerens oplysninger fra serviceplatformen og kan blandt andet bruge dette til at tjekke om borgeren bor i kommunen eller om borgeren bor i området dækket af den konkrete høring.
Afsluttet høring:
I Ballerup Kommune har opsamlingen på en afsluttet høring også altid været en meget tidskrævende opgave, hvor alle svar og vedhæftninger manuelt samles og præsenteres i et nemt tilgængeligt format. Høringsportalen kan, efter afsluttet høring, skabe en fil med alle svar og bilag. Her er der igen taget højde for GDPR, og der kan produceres både en offentlig og en intern version, så beslutningstagerne får alle relevante informationerne fra borgerne.
Nemt at implementere:
OS2agora er bygget, som en løst koblet komponent til kommunens hjemmeside, og det kræver ikke meget arbejde at opsætte link og få løsningen konfigureret med våbenskjold og farver, der matcher den egen eksisterende hjemmeside.
Der er separate moduler til de forskellige ESDH systemer, og det er nemt at tilføje en integration til et eventuelt nyt ESDH system. I version 1.0 er der lavet integration til SBSYS og i Version 2.0 vil der komme integration til Acadre.
Løsningen er bygget på .net core, og det er derfor platformsuafhængig og kan køre på både Windows og Linux servere. På sigt vil vi også gerne kunne tilbyde en cloud løsning.
Bruger din kommune en række specielle udtryk i forbindelse med høringer er dette heller ikke et problem, da den indbyggede ordbog ikke alene tillader tilføjelsen af andre sprog, men også kommune specifikke ordbøger. Så hedder det ikke ”overskrift” men ”høringstitel” i din kommune, kan dette nemt tilrettes i den enkelte kommune.
Features i OS2agora:
Dette indlæg er en del af en funding til udviklingsarbejdet omkring den videre udvikling af den digitale høringsportal, OS2agora.
For indeværende er der bygget en høringsportal, version 1.0, som kan håndtere interne høringer og har følgende features:
- Oprettelse og administration af høringer
- Portal til visning og besvarelse af høringer
- Publicering af konklusion
- Modul til administration af hørings ejer
- Journalisering af data i SBSYS - Acadre kommer i Version 2.0
- SSO via rammearkitektur til styring af brugere og roller
- Mulighed for flere sprog
- Overholder seneste krav webtilgængeligheds (WCAG)
- Modulær løsning hvor moduler kan til- og frakobles efter behov.
Der er vedhæftet en liste over features der er i scope for version 2.0, men denne kan tilpasses hvis der skulle være yderligere ønsker fra de tilsluttede kommuner.
Tilslutning:
Der skal nedsættes en styregruppe for projektet, og det forventes at OS2 vil deltage med observatørstatus i styregruppen.
Styregruppen beder derfor om et bidrag på maksimalt kr. 100.000 per kommune, der sikrer, at løsningen udvikles i version 2.0. Hvis der er mere end 20 tilsluttede kommuner, vil beløbet per kommune blive mindre.
Når løsningen er færdigudviklet, så vil det blive et OS2-produkt, som enhver kommune kan tilslutte sig via OS2. Tilslutning vil være forbundet med en engangsudgift for tilslutning samt et årligt vederlag. Kommuner som deltager i denne fundingrunde bliver fritaget for tilslutningsafgiften ved tilslutning til produktet OS2agora. Det årlige vederlag forventes at dække drift, support, koordinering og videreudvikling. Løsningen forventes klar i version 2.0 og forventes færdiggjort i første kvartal af 2021.
Deadline for tilsagn til tilslutning er 1/9 - 2020
Da projektet kører over 2 budget år, er det muligt at lægge sit tilsagn for enten 2020 eller 2021.
Følgende materiale er vedlagt:
- Oplæg til kravsspecifikation for version 1.1
- Arkitekturdokumentation til version 1.0
- Bruger manual til version 1.0
Løsningen er kravspecificeret med input fra leverandøren Novataris samt en arbejdsgruppe fra Ballerup Kommune.
Løsningen skal leve op til produktniveau 2 i OS2, se mere her: https://faq.os2.eu/produktniveauer-i-os2s-governancemodel.
Vil du vide mere om projektet, kan du kontakte Rasmus Frey i OS2 (rafr@aarhus.dk).
VIGTIGT! – Vil din kommune være med til at finansiere og sikre, at løsningen bliver udviklet, så besvar ved at sende en mail til os2@os2.eu eller undertegnede med indholdet:
"På [XXXXX] kommunes vegne skal jeg hermed give tilsagn om at bidrage til finansiering af en tværkommunal digital høringsportals løsning. Mit tilsagn er på maksimalt kr. 100.000. Hvis der ikke opnås den fornødne finasiering bortfalder mit tilsagn. Dette tilsagn er ikke bindende for kommunen i forhold til finansiering af kommende versioner af løsningen.
Mit tilsagn skal lægges i budgetår [2020 eller 2021]
Opkrævning af bidraget skal ske til EAN [xxxxxxxxxxxxxx]
Kommunens CVR nummer er: [yyyyyyyy]
Med venlig hilsen
[xxxxxxxxx]"