Kalundborg Kommune, hvor Claes Jensen er team koordinator i Digitalisering og It afdelingen, er del af Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT). DIGIT består af 11 kommuner. Det er igennem DIGIT, at Kalundborg Kommune har fået sat fokus på OS2rollekatalog. Sammen med systemet SOFD CORE, er OS2rollekatalog en del af DIGITs IdM-projekt.
I Kalundborg tager SOFD CORE sig af brugerkonti og OS2rollekatalog af rettighedsstyring. Claes fortæller, at kommunen implementerer i mindre udrulningsrunder og at det har været nemt at implementere teknisk set.
Manuelle bestillingsark
Inden OS2rollekatalog var oprettelse af brugerrettigheder afhængig af manuelle arbejdsgange. Afdelingerne skulle udfyldte bestillingsark med, hvilke rettigheder en ny medarbejder skulle have. Arkene blev sendt til Claes og hans kollegaer i digitalisering og it. Udfra bestillingsark gav teamet, de nødvendige digitale rettigheder til nye (eller gamle) medarbejdere.
Dengang ønskede Claes’ afdeling sig en standardisering af procedurer.
Brugervenlig rettighedsstyring
Automatikken i OS2rollekatalog er en af de fordele, Claes fremhæver. OS2rollekatalog er en brugervenlig løsning til rettighedsstyring, hvor brugere kan automatisere uddelingen af rettigheder. Det betyder, at en ny medarbejder automatisk får tildelt de rigtige rettigheder i forhold til stillingen. Det er når snitfladerne er på plads mellem blandt andet OS2rollekatalog og AD, så kan brugerstyring opmærke rettighederne på stillingsniveau.
Løsningen kan højne kvaliteten af rettighedsstyring. Claes fortæller, at deres halvårlig revision af brugerrettigheder sammen med ledelsen bliver enklere. Samtidigt slipper alle i organisationen for manuelle bestillingsark.
Man kan sætte automatikken op, så man starter med at oprette konti x antal dage før en ny medarbejder kommer og så kommer man over i rettighedsstyringen, hvor du får tildelt rettigheder, så du er klar på dag 1, når du starter. – Claes Jensen, Team koordinator, Digitalisering og It, Kalundborg Kommune
Automatisk og uden manuelle fejl
Claes’ team har ikke sat deciderede mål på, hvordan it-løsningen ville skabe ændring i forretningen, men han peger alligevel på manuelle bestillingsark: ”det hjælper helt sikkert organisationen til at det bliver nemmere at bestille rettigheder til nye brugere qua det er en automatisk, og hvis de skal have noget yderligere, så bliver det også rettighedspakker, de får. Så man ikke kommer til at glemme noget i farten.”
OS2rollekatalog har både introduceret automatik og flow i processen samt standardiserede procedurer. Kalundborg tog løsningen i brug tidligt, da kun en mindre del af løsningen blev brugt i de andre DIGIT-kommuner.
Claes sætter pris på, at det er et fælleskommunal open source produkt, fordi
man kan komme med ens input, så andre kommuner også kan nyde godt af det. Så man ikke skal ud at opfinde den dybe tallerken mange gange. – Claes Jensen, Team koordinator, Digitalisering og It, Kalundborg Kommune