I Holstebro Kommune giver OS2forms et nyt ansigt ud af til i Kultur og Fritids forvaltningen: Knap så gammeldags og med nye digitale måder at arbejde på for kommunale medarbejdere og lokale foreninger.
Det har været en brændende platform, en arbejdsopgave som skulle løses, for Louise Kjærsgaard Bertelsen, der er administrativ medarbejder i Kultur og Fritid i Holstebro Kommune. Louises opgave har været at implementere nye og digitale formularer – så væk med papirblanketterne i word eller pdf-format og velkommen til den digitale nutid. Louise har en klar holdning til udviklingen: ”Jeg tror, at blanketter på papir for mange synes gammeldags”. Papirblanketterne, som skal printes, underskrives og scannes, har indflydelse på forvaltningens image, mener Louise. Med brug af OS2forms som redskab, er forvaltningen kommet med på ’beatet’.
Bump på vejen med NemID
Men der har været bump på vejen. To formularer, som bygger på OS2forms, bruges til dataindsamling om lovbundne og ikke-lovbundne tilskud for cvr-registrerede frivillige foreninger. De bygger på log-in med foreningens NemID. Men i flere foreninger, forklarer Louise, har de slet ikke vidst, at foreningen havde et NemID. Desuden har det i Coronakrisen været ventetid på bestilling af NemID til foreningerne.
Det har været et bump på vejen, men det output som det lille bump har givet, med digital postkasse og politi.dk (fx til børneattester, red) har betydet, at foreningerne bare bliver fyret afsted med raketfart.
- Louise Kjærsgaard Bertelsen, administrativ medarbejder i Kultur og Fritid, Holstebro Kommune
Louise fortæller, at når foreningerne ser at underskrifter, som man plejer at skulle rende rundt i lokalsamfundet for at få udfyldt, nu kan indsamles digitalt, så er det er kæmpe positiv effekt for foreningerne. Formularerne er generelt blevet taget rigtig godt imod i Holstebro Kommune.
Organisatorisk implementering handler om støtte
Louise har et stærkt budskab til alle, der skal i gang med en organisatorisk implementering af OS2forms, nemlig støtte: ”Jeg kan mærke, at hvis jeg ikke havde fået alt den her støtte og vejledning og har været i mesterlære, så var jeg aldrig kommet i gang med at brug det her [OS2forms, red].” Støtte og vejledning gør implementeringen af OS2forms i fagområder en succes. Hun fortæller: ”Jeg er ikke it-vant overhovedet, og jeg så, at det var en af de her ting, hvor jeg tænkte ’Wow, kan jeg det her?’. Jeg ved en masse om fritidsområdet, det er jeg UG og stjerne til, men jeg har aldrig prøvet at føre en digitaliseringsproces før."
Det, der spil der er mellem fagfolk og it-nørder, det er helt essentielt.
- Louise Kjærsgaard Bertelsen, administrativ medarbejder i Kultur og Fritid, Holstebro Kommune
En open source løsning er behovsdreven
Selvom Louise ikke direkte mærker, at løsningen er open source, så giver det på sigt mulighed for, at hun kan sende sine behov videre til digitaliseringsafdelingen. De kan sende behovene videre i OS2s JIRA, hvorfra leverandøren kan videreudvikle løsningen ud fra Louises behov. For når hun har et behov, er det sandsynligt, at andre står med samme behov. Det gør det billigere at videreudvikle for de kommuner, som bruger løsningen.
Brugen af OS2forms har i Louises tilfælde skabt stor lokal værdi: ”Outputtet har været det hele værd, fordi vi skal administrere et område, der er fyldt med frivillige, som bruger deres fritid på at sidde og søge om lokalt tilskud på vegne af foreningen. Det giver også den mulighed at sørge for, at foreningerne faktisk er opmærksomme på, at der er nogle værktøjer, der kan frigøre ressourcer på sigt.” Og så er der Louises råd om det vigtige samspil mellem digitaliseringsafdelingen og fagområderne. Det, Louise kalder på, er mesterlære.
Vil du vide mere?
Er du interesseret i at lære mere om OS2forms, kan du kontakte Anders Sølbech Larsen (Holstebro Kommune) eller OS2-sekretariatet på os2@os2.eu
Du kan også deltage i OS2forms webinar torsdag 18/6 kl. 13-15.
----
Photo by Chirayu Trivedi on Unsplash