På billedet: Ida Christensen, Teamleder i informationssikkerhed og Lars Erik Bylund, IT- Contract Manager & lokaladministrator i OS2 Kitos.

Oprydning gavner både økonomi og compliance

”Inden vi anskaffede Kitos havde vi ganske enkelt ikke overblik over systemporteføljen.”

 

-Sådan lægger Ida ud, da hende, Lars og jeg er samlet – online - til en snak om kommunens rejse med OS2 Kitos.

Ledelsen havde oprindeligt fokus på økonomi og kontrakter, men der var bevidsthed om, at der samtidig skulle skabes sammenhæng i systemdokumentationen. På den måde lægger systemoverblikket også fundamentet for informationssikkerhedsarbejdet – det hele hænger sammen:

 

”Vi ville overholde lovgivning og minimere udgifter, ved ikke at betale for systemer som man ikke får værdi af.” Siger Ida.

 

Penge at spare

Da Lars blev ansat til at få styr på kontrakterne, gik han til opgaven med stor nysgerrighed. En gennemsnitlig kommune har omkring 400 it-systemer, og Lars var spændt på om han kunne luge ud i dem og hente nogle penge.

- Det kunne han, især på integrationer som ikke er blevet opsagt efter at et hovedsystem er sagt op.

Summen af det sparede beløb vil han ikke ud med, men han understreger at det hurtigt løber op:

 

”Det afgørende er jo, at hvis behovet ikke længere er der, så skal systemet opsiges. Når vi samler informationerne i Kitos, så har vi et redskab til den løbende opfølgning – og vi fanger det der skal luges ud.”

 

Samspil med fagområder skaber værdi

Organisatorisk er Lars placeret i IT-afdelingen men hans løn er finansieret af fagområderne. Derfor er han ofte fysisk ude i organisationen og arbejde på kryds og tværs. Kontakten giver dialog om de vigtige spørgsmål; Hvilke systemer anvender I? Giver det fortsat værdi? Vil I prioritere anderledes fremadrettet?

 

”Indtastninger i Kitos er jo ikke et mål i sig selv” understreger Lars, og fortsætter:

” I vores samtaler spotter vi behov som staben ellers ikke var opmærksom på – men også kommende opgaver, såsom tilkøb eller deciderede udbud på trapperne.”

 

Fremadrettet vedligehold – fokus på den gode anskaffelse

Ligesom mange andre kommuner, arbejder Faaborg-Midtfyn med at optimere anskaffelsesprocessen ved indkøb af nye it-systemer. Ambitionen er at en anskaffelse håndteres som en projektsag, der skal igennem nogle vedtagne trin, så der er blik for arkitektur, økonomi, risikovurdering og databehandleraftaler mm.

Lars inddrages altid som Kitos administrator og Contract Manager, og systemejer og systemforvalter udpeges og registreres i Kitos.

Internt i digitalisering afholdes et kort ugentligt ”sys-dok-møde” – dvs. et systemdokumentationsmøde – hvor stabens opgaver koordineres.

Resultatet er at Faaborg-Midtfyn har et godt overblik over den aktuelle systemportefølje, og de bedste vilkår for at fange alle opgaver omkring systemers livscyklus: fra anskaffelse, over drift og videreudvikling, til udfasning og arkivering.

Cheflaget er løbende blevet inddraget i arbejdet med kontraktstyring og systemdokumentation, og er glade for det samlede overblik.

”Kitos er et kerneværktøj, simpelthen.” Siger Ida.

Organisering af arbejdet med Kitos lokalt

Èn OS2 Kitos administrator (Lars).

Alle it- brugere har kiggeadgang til Kitos.

Medarbejdere i særligt IT- og digitalisering anvender Kitos til at slå eks. systemer og systemansvarlige op.

Helpdesk anvender Kitos som opslagsværk over systemansvarlige.

Ledelsesophænget er informationssikkerhedsudvalget, med direktionen i spidsen.

Næste skridt er at decentralisere ansvaret for konkret vedligehold til decentrale led.

Flere cases

Design 2025

Se den nye brugerflade i OS2 Kitos her!